Osnovni princip rada RFID tehnologije nije kompliciran: nakon što tag uđe u magnetsko polje, on prima radiofrekvencijski signal koji šalje čitač i prenosi podatke o proizvodu (PassiveTag, pasivni tag ili pasivni tag) pohranjene u čipu s energija dobivena induciranom strujom, Ili aktivno poslati signal određene frekvencije (ActiveTag, active tag ili active tag); nakon što čitač pročita i dekodira informacije, one se šalju u središnji informacijski sustav za odgovarajuću obradu podataka.
RFID (Radio Frequency Identification) sustav sastoji se od dva dijela: jedinice za čitanje/pisanje i elektroničkog primopredajnika. Čitač šalje elektromagnetske impulse kroz antenu, a primopredajnik prima te impulse i kao odgovor šalje pohranjene informacije čitaču. Zapravo, radi se o beskontaktnom čitanju, pisanju ili brisanju podataka u memoriji.
Tehnički, "pametna oznaka" sastoji se od RFID kruga koji uključuje RFID čip s RFID radiofrekvencijskim dijelom i petlju ultratanke antene koja je ugrađena u oznaku zajedno s tankom plastičnom folijom. Obično je papirna naljepnica pričvršćena na ovu naljepnicu, a neke važne informacije mogu biti jasno ispisane na papirnatoj naljepnici. Trenutačne pametne naljepnice općenito su veličine kreditne kartice. Za sitnu robu postoje naljepnice veličine 4,5 × 4,5 cm, a tu su i kružne naljepnice promjera 4,7 cm koje se koriste na CD-ima i DVD-ima.
Prednost tehnologije primopredajnika u usporedbi s drugim ID tehnologijama poput barkodova ili magnetskih traka je bežična veza između čitača i primopredajnika: jedinica za čitanje/pisanje ne zahtijeva vizualni kontakt s primopredajnikom, tako da se može potpuno integrirati u proizvod. To znači da je primopredajnik prikladan za teške uvjete rada i da nije osjetljiv na vlagu, prljavštinu i mehaničke utjecaje. Stoga sustav primopredajnika ima vrlo visoku pouzdanost očitavanja, brzo prikupljanje podataka i na kraju, ali ne i najmanje važno, uštedu rada i papira.